第一条     为规范基金会档案管理，增强基金会档案的实用性和有效性，特制定本制度。 

第二条     归档范围 

基金会的规划、年度工作计划、工作总结、统计资料、 财务审计、会计档案、劳动工资、人事档案、会议记录、会议纪要、通知、决定、规章制度、报告、讲话、发言稿、活 动照片、委托书、协议、合同、发放证明及其他需要存档具有参考价值的文件资料。 

第三条     基金会的档案管理由基金会办公室档案管理员负责。 

第四条     档案管理员的职责：保证基金会及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。 

第五条     资料的收集与整理 

1.基金会的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为基金会档案资料归档期。 

2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各部门收集应该归档的原始资料。各部门应积极配合与支持。

3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。 

4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。 

5.档案管理员根据基金会文件资料的特点实施分类归档整理。

 第六条     资料的分类与归档 

1.档案管理员根据基金会档案资料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。 

2.基金会档案资料的归档每年二月份一次，对季度整理归档的资料进行归档。 

第七条     档案的借阅 

1.借阅档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。 

2.档案借阅者必须做到：

 ①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

 ②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

 第八条     档案的销毁 

1.基金会任何个人或部门非经允许不得销毁基金会档案资料。 

2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《基金会档案资料销毁审批表》交秘书长审核经理事长批准后执行。 

第九条     本制度基金会办公室负责解释。 

第十条     本制度自 2014 年 3 月起执行。原制度同时废止。